(テンプレあり)スプレッドシートで勤怠・残業申請/承認する方法 | G Suite × 情シスあるある

今回は自社での活用事例として、Googleスプレッドシートを使った勤怠・残業申請/承認の管理を紹介します。

基本方針

ざっくりまとめると、下記の方法で行います。

  • 勤怠・残業申請管理シートのテンプレートを作成する
  • 個人毎にスプレッドシートをコピペし、月ごとにシートをコピペで作成
  • 残業申請と承認はコメント機能を利用する
  • 上長の承認欄が記名されると残業時間の編集を許可しないように設定する

ワークフローはコメント機能で

1点目と2点目はテンプレートを見れば理解してもらえると思います。

ポイントは申請と承認でコメント機能を使うことです。

意外と知られていませんが、コメントは相手を指定して割り当て(承認依頼)する事ができます。

方法は下記のとおりです。

①該当セルを選択して、右クリック→コメントを挿入を選択

コメントを挿入

②コメント欄に + または @を入力すると、対象者を選択するウィンドウが出てきます。メールアドレスを入力していくと対象者が絞られるので選択して、(対象者)に割り当てる のチェックをONにして、割り当てを選択します。

③割り当てられた人(上長)には下記のようなメールが届きます。
開くをクリックするとスプレッドシートの該当セルが開きます。

スプレッドシートのメール

④開いたセルでチェックマークをクリックすると承認と同義となります。

手順は以上です。

上長が承認した証拠は範囲の保護で

上記をやるだけであれば、極論自分で自分を承認してしまうことができてしまいます。

この問題を解決するために範囲の保護を行います。

テンプレートには適用していませんが、上長承認欄に記入できるのは上長のみという設定を行います。

手順は下記の通りです。

①上長承認欄を選択して、右クリック→範囲を保護

②権限を設定を選択

③詳細設定を選択し、編集者を追加の欄に承認できる管理職全員のアドレスを入力し完了する。(管理を考えるとグループアドレス入力が望ましい)

いかがでしたか?勤怠入力以外にも使えそうなスプレッドシートのちょこっと活用だと思います。