グループウェアをクラウド(G Suite)にしてよかったこと、わるかったこと | 情シスあるある

先日の記事「AWSにしてよかったこと、わるかったこと」で、サーバープラットフォームをクラウドに移行(IaaS化)するメリット、デメリットについて紹介しました。

今回はグループウェアというアプリケーションをクラウドに移行(SaaS化)することについて紹介します。

G Suiteって何?

まずはG Suiteという名称について始めて触れた方も少なからず居ると思いますので簡単に紹介します。

昔の呼び名の方が有名

実は2016年に呼び方を変えています。

昔の呼び名はGoogle Appsです。

公式サイトでも名称変更の理由について解説していますが、全く理解できません。

Google Appsの知らない方に対しては、「個人で利用してるGmailやGoogleカレンダーを企業向けに最適化したもの」と説明すれば分かって頂けると思います。

他のグループウェア製品との関係

グループウェアといえば、少し前までは大企業はLotus NotesかMicrosoft Exchange、中小企業はサイボウズといったところがメジャーでした。

ただクラウド化(というより、当初はSaaS化と言っていた)が始まってから、急激にシェアを伸ばしたのがGoogle Appsでした。

現在も超大企業はMicrosoftが多く、クラウドサービスとしてOffice365を選ぶところも出てきていると感じていますが、中小企業はGoogle Appsを使っているところがそこそこあります。

私との関係

私は前職ではLotus Notesを使っており、Notesに関わる製品を扱っていました。

Notesが古臭くて嫌だけど、過去の遺産に縛られて最新のサービスに触れられないジレンマを常に抱えていました。

転職した現職がGoogle Appsを使っていると聞いた時にはいちユーザとして胸が高鳴りました。

自分が1年後にその管理者になることを知らずに・・・

よかったこと

まずはよかったことについて紹介します。

サーバインフラを全く考慮しなくてよい

最大のメリットはここでしょう。下記の様なケースでも全くサーバインフラを考慮しなくて良いのです。

  • ユーザー数が増減
  • メール容量の増減
  • 対障害のための冗長性向上
  • グループ会社展開やモバイル対応

ただし、インターネット回線だけはきっちり考えないといけませんが。

サーバー

最新機能がどんどん手に入る

オンプレ型のグループウェアは数年に1度バージョンアップというイベントがあり、数百万〜数千万かけて最新機能を手にします。

ただ、G Suiteは勝手に新機能が入ってきます。管理者に紹介メールは飛んできますが、
ある日突然画面が変わっているなんてことはしょっちゅうです。

事前に検証できるものもありますが、検証できないということは管理者にとって楽だというところもあります。

グローバル展開・モバイル利用が容易

最初からインターネットにつながっているので、WANがつながっていないグループ会社、海外拠点にも簡単に展開できます。

もちろん多言語対応で、モバイル機器の対応もGoogleが勝手にやってくれるのでこの上なく楽です。

わるかったこと

私はGoogleからお金をもらっていないので悪いことも書きます。

常に大小の課題に追われる

上述したとおり、新機能がどんどん入ってくることで、「バージョンアップして落ち着いたら通常運用」ということは無く、常に新機能の活用検討や機能制限、運用検討などに追われます。

数年に一度のバージョンアップの対応が平準化されたと考えれば良い点なのかもしれません。

中国だけ特殊対応が必要

御存知の通り、Googleは中国では使えません。
中国からインターネット経由でGoogle系のサービス全て繋がらない(ことが普通)なのです。

なので、中国からはVPNで日本のNWに入ってきてもらい、G Suiteを利用してもらっています。

常に中国だけ例外で考えないといけないことが、運用上面倒になってきます。

サードパーティのサービスが貧弱

これは私の前職の経験も含めてですが、サードパーティ製の周辺サービスを提供している会社がベンチャーだらけで、バグが多かったり、冗長性がなかったりで使えないということです。

G Suiteはほぼ無限の拡張性があるのにサードパーティ製のサービスのせいで機能制限をする必要がある、だなんて事があります。

Googleが勝手に仕様変更したり、サービス増やしたりするので、リスクを嫌う大手は参入しづらいのだと思います。

以上、G Suiteのメリット・デメリットについて記載しました。