机の上に「○○さんから内線電話ありました」の伝言メモはムダすぎないか

今回は電話メモに関わるやりとりを効率化する方法について紹介します。

使うのは無料のGoogleスプレッドシートです。

机の上にあふれかえる電話メモ

私は前職では週の半分は出張していました。

出張から戻って自分のデスクを見るとちょっと嫌な気分になることがあります。

○○会社 ○○さんから電話ありました。折り返しお願いしますとのことです。

書き手はこれをいつ見るかを考えないのでしょうか?

最悪の場合、これが複数枚あり、日付が書いてないこともあります。

電話というコミュニケーション手段の特性

大体のことはメールで済ませますが、電話が必要なシーンもあります。

  1. 相談したいとき
  2. お礼や謝罪など誠意を示したいとき
  3. 急ぎのとき

いずれも大事なことです。

特にお客様から2回以上電話がかかっていた事を帰ってから知るとゾッとします。

SMSやLINEで「○○さんから電話ありました」はアリか?

前職でも気が利く人が応対してくれた場合は、

SMS(ショートメール)で送信してくれていました。

今ではLINEで送るなんてのも普通に行われていると思います。

※既読が付くところがLINEはありですね。

ただ、個人のLINEアカウントやメアドがわかってしまい

セキュリティやプライバシーの面で行くとナシ

ですね。

グループウェアのいち機能を利用する

最近のグループウェアはチャット機能がついているのが普通です。

スマホのチャットアプリがPUSH通知できるなら、

外出している社員のチャットに送ることで、個人のアカウントの問題は解消されます。

机の上にあふれかえることで気づきがある

以前、私が他者の営業に何度電話しても「外出中」と回答がされ、

要求した掛け直しがないことがありました。

おそらく、その営業の机の上には伝言メモが溢れかえっていたのでしょう。

しばらくたってから、電話があり、彼のマネージャーが、

「お客様から何度か○○(担当者)宛に電話頂いておりますが、○○は研修中です。申し訳ございません。どのようなご用件でしょうか?」

とのことでした。

電話メモが机にあることで、周りの人が気づき、助けられるというメリットもあります。

伝言メモをみんなで共有する

ここでGoogleスプレッドシートを使います。

まずは伝言メモを一覧で書いていけるようなシートを作成します。

伝言メモ画像

これだけでは通知ができませんので、

スプレッドシートの割当機能を使います。

スプレッドシートの割当

連絡・通知はボタン操作のみ

上の操作を行うと相手には下記のようなメールが送付されます。

通知メール

Openを押すとスプレッドシートが開き、フォーカスが自動で割当先に移ります。

確認が済んだら、完了マークをつけます。

スマホでGoogleスプレッドシートアプリを入れていると下記のように見えます。

スマホで完了

完了マークがつけられると、伝言メモを作成した人に通知が行きます。

以上、Googleスプレッドシートを使った伝言メモの共有でした。